Centrală telefonică virtuală Utelenet pentru organizarea apelurilor
Cu o centrală telefonică virtuală, echipa dvs. gestionează apelurile companiei printr-un sistem PBX în cloud, fără a depinde de o centrală PBX fizică instalată la sediu. Utelenet reunește numerele de telefon, utilizatorii și departamentele într-o platformă în care puteți organiza traseul apelurilor și consulta informațiile după conversație.
Stabiliți către cine sunt direcționate solicitările, verificați apelurile rămase fără răspuns și păstrați contextul pentru următoarea discuție cu clientul. Telefonia este conectată cu istoricul conversațiilor, mesageria și analiza activității, astfel încât gestionarea comunicării să nu se încheie odată cu apelul.
Centrală telefonică VoIP pentru companie
Utelenet oferă o centrală telefonică virtuală pentru preluarea și efectuarea apelurilor VoIP folosind numerele de telefon ale companiei. Echipele de vânzări, suport și recepție pot participa la activitatea telefonică din aceeași platformă, cu acces la istoricul apelurilor și la înregistrările conversațiilor.
Organizarea pornește de la rolul fiecărei echipe. Solicitările comerciale trebuie să ajungă la vânzări, întrebările despre servicii la suport, iar cele despre facturi la departamentul responsabil. Numerele și regulile de distribuire a apelurilor pot fi organizate în jurul acestor responsabilități, inclusiv atunci când compania are mai multe sedii.
Pentru o comparație între tehnologii, consultați ghidul despre diferențele dintre o centrală telefonică digitală, IP și cloud.
IVR și rutare către departamentul potrivit
Într-o centrală telefonică virtuală, meniul IVR îi permite apelantului să aleagă opțiunea relevantă, iar regulile de rutare direcționează apelul către utilizatorul, echipa sau coada corespunzătoare. În Utelenet, aceste instrumente permit organizarea unor trasee distincte pentru vânzări, suport, facturare, recepție și alte departamente.
De exemplu, un client care solicită informații despre un serviciu și unul care revine cu o întrebare despre o factură au nevoie de echipe diferite. Puteți defini opțiuni separate în meniul telefonic și stabili destinația fiecăreia. Consultați pagina despre sistemul IVR și rutarea apelurilor pentru detalii despre organizarea acestor fluxuri.
Cozi de apeluri și gestionarea solicitărilor fără răspuns
Când agenții sunt deja în conversații, cozile organizează apelurile primite care așteaptă să fie preluate. Managerii pot urmări activitatea cozilor, timpii de răspuns și apelurile pierdute pentru a vedea unde se acumulează solicitările.
După o perioadă aglomerată, echipa poate consulta în istoric apelurile rămase fără răspuns și poate reveni telefonic, folosind datele de contact disponibile. Colegul care revine către client clarifică motivul apelului și stabilește următorul pas. Vizibilitatea asupra apelurilor pierdute oferă un punct de plecare pentru organizarea acestei activități.
Centrală telefonică cloud pentru birou și echipe la distanță
O centrală telefonică virtuală permite utilizatorilor din locații diferite să participe la fluxurile telefonice ale companiei. Un coleg poate lucra de la birou, altul de acasă, iar managerul poate urmări activitatea echipei fără ca toți să fie prezenți în același sediu.
Utelenet combină accesul de la distanță cu istoricul apelurilor, înregistrările și informațiile despre activitatea utilizatorilor. Pe măsură ce echipa se extinde, pot fi adăugați utilizatori, iar organizarea apelurilor poate fi adaptată departamentelor și responsabilităților acestora.
Înregistrări, transcriere și rezumate AI pentru continuarea conversației
Înainte de a reveni către un client, agentul poate consulta ce s-a discutat anterior. Rezumatul AI oferă punctele principale ale conversației, transcrierea permite parcurgerea ei în format text, iar înregistrarea poate fi ascultată atunci când formularea exactă sau contextul audio contează.
Un agent de vânzări poate verifica cerințele clientului înainte de a pregăti răspunsul. Un coleg din suport poate afla ce problemă a fost semnalată și ce explicații au fost deja oferite. Managerul poate folosi conversațiile pentru revizuirea modului de lucru și instruirea echipei. Istoricul mesajelor completează contextul atunci când comunicarea a continuat și în scris.
Aflați mai multe despre înregistrarea apelurilor în Utelenet și consultarea conversațiilor după încheierea lor.
Analiza apelurilor pentru decizii de organizare
Utelenet combină o centrală telefonică virtuală cu panouri de control care oferă vizibilitate asupra volumului apelurilor, apelurilor pierdute, timpilor de răspuns și activității agenților și echipelor. Aceste informații permit verificarea modului în care sunt gestionate solicitările, nu doar a numărului de conversații încheiate.
Dacă într-un anumit interval cresc apelurile fără răspuns, managerul poate analiza volumul primit, activitatea echipei și distribuirea apelurilor. Datele pot indica unde merită revizuite rutarea sau organizarea personalului. Pentru a înțelege și conținutul solicitărilor, managerul poate consulta înregistrările, rezumatele și transcrierile, alături de indicatorii din rapoarte.
Configurare, planuri și condiții pentru compania dvs.
Pentru a alege o centrală telefonică virtuală, porniți de la modul în care lucrează echipa, nu doar de la o listă de funcții. În discuția cu Utelenet, precizați:
- Câți utilizatori și ce departamente vor prelua și efectua apeluri.
- Ce numere de telefon folosiți în prezent și în ce țări comunicați cu clienții.
- Cum doriți să distribuiți solicitările și ce situații apar când echipa este ocupată.
- Ce informații trebuie să poată consulta agenții și managerii după conversații.
Configurația se stabilește în jurul numerelor, utilizatorilor și departamentelor: cine preia fiecare tip de solicitare, ce opțiuni apar în meniul IVR și către ce echipă sau coadă este direcționat apelul. Discutați aceste reguli înainte de utilizare, apoi verificați traseele de apel în configurația aleasă.
Consultați planurile și prețurile Utelenet și verificați ce include oferta aleasă. La compararea ofertelor de centrale telefonice, clarificați numărul de utilizatori, disponibilitatea numerelor, modalitățile de preluare a apelurilor și condițiile de utilizare a funcțiilor AI. Confirmați costurile aplicabile înainte de activare.
Contactați echipa de vânzări Utelenet pentru a discuta configurația și oferta potrivite companiei dvs.
